Vergaderen is voor velen niet de grootste hobby. Het is iets waar we niet onderuit kunnen komen en wat soms noodzakelijk is om ons werk te kunnen doen, maar het is niet iets waar we echt van genieten. Veel vergaderingen leveren nauwelijks iets op. Om nog maar te zwijgen over de talloze uren die je hier door moet brengen. Uren die je veel liever aan andere dingen zou besteden. Maar wist je dat het succes en het plezier van een vergadering voor een groot deel aan de effectiviteit van de ruimte is te wijten?
Redenen genoeg dus om meer aandacht te besteden aan de inrichting hiervan. Maar hoe richt je een inspirerende en comfortabele vergaderruimte in? Waar let je dan op? Waar houd je rekening mee? In dit artikel delen we enkele onmisbare tips.
De juiste ruimte kiezen
Ten eerste is het belangrijk om de juiste ruimte te kiezen. Deze moet groot genoeg zijn om meerdere genodigden een plekje te bieden. Hoe groot dat is, hangt natuurlijk vooral af van de grootte van het bedrijf en hoe de meeste vergaderingen er doorgaans uitzien. Wees je er daarnaast ook van bewust dat het niet alleen handig is als er voldoende ruimte beschikbaar is voor een tafel en stoelen, maar dat ook ander meubilair niet mag ontbreken. Denk bijvoorbeeld aan een opberger voor kantoorartikelen en spullen die in voorgaande vergaderingen zijn gebruikt. Het is handig als dit allemaal bijeen wordt gehouden, zodat dit er makkelijk bij gepakt kan worden als dat nodig is.
Goede opstelling
Denk daarnaast ook na over de opstelling van de vergadertafel. Je kunt voor verschillende opstellingen kiezen. Dit is ook afhankelijk van de reden van de vergadering en hoe je zelf graag het contact tussen de genodigden voor je ziet.
Denk bijvoorbeeld aan een ronde opstelling. Deze wordt vaak gekozen wanneer er gesprekken gevoerd gaan worden en er niet maar één spreker is. In een ronde opstelling kan er veel makkelijker onderling gecommuniceerd worden. Bovendien voelt deze opstelling wat informeler.
In de meeste gevallen wordt voor een U-opstelling gekozen. Deze opstelling is op verschillende vlakken erg handig. Bijvoorbeeld in een situatie waarin er slechts één spreker aan het woord is. Alle ogen zijn bij deze opstelling eenvoudig op de spreker gericht. Daarnaast kunnen de genodigden ook gemakkelijk elkaar zien en met elkaar spreken.
Een vierkante opstelling is over het algemeen minder goed geschikt. Dit komt doordat niet iedereen even goed zichtbaar is voor elkaar. Zo is het lastig om goed naar de persoon naast je te kijken.
De akoestiek
Houd ook rekening met de akoestiek van de ruimte. Je wilt niet tijdens de vergadering telkens gestoord worden door de geluiden van buitenaf. Kies daarom voor een ruimte die goed geïsoleerd is en die eventueel ook op een gunstige plek binnen het kantoor gelegen is. Kies dus niet voor een ruimte naast de kantine of met een raam bij een drukke weg. Zo zorg je ervoor dat iedereen geconcentreerd mee kan blijven doen tijdens het vergaderen.
